W-SOHO東北支部／SOHO Q＆A

　問合せ、応募、仕事の経過報告、仕事の完了報告、御礼、挨拶、謝罪、断る時、営業をかける時、などなど、メールはSOHOにとって必須アイテムです。
　今回のQ＆Aはメールに関する数々の疑問を解決できるように、ビジネスメールマナーの基礎知識をまとめてみました。

　当たり前のように普段使用しているメールの送受信でもSOHOとして仕事をする上で非常に大事な暗黙の了解事項があります。特に応募メールでは明らかに他人と比較されてる訳ですから一種のプレゼンテーションのような考え方もできます。
　せっかくスキルがあってもビジネスメールのマナーがない人とは契約しないと言い切るクライアントも少なくありません。数少ないチャンスをメール１通で逃す事のないように、もう一度見直してみましょう！

●メールはテキスト形式にすること

※HTML形式のメールを無条件で拒否や削除をしている場合も多いので、避けた方が無難です。

●添付ファイルは相手の了解がある時のみとした方がよい。

●ウィルスチェックは必ずすること。

自分でも気がつかないうちにウィルスに感染している場合もあります。

●名前はきちんとフルネームで記入しハンドルネームなどで送らないこと。（署名も注意）

●メールの送信者のハンドルネームも修正しておくこと。

●相手の社名は正式名称にする（相手に不快感を与えないように）

●クライアントへのレスポンスを早くする（相手に安心感を与える）

※回答に時間がかかるような場合、「時間を下さい」等の連絡だけでもとり急ぎ行うと、相手も安心することができます。

●誤字・脱字のチェックをする（ビジネスの基本です）

●指定の件名にしているか？指定がない場合は、「よろしくお願いします」等ではなく、相手がわかりやすくしましょう。

※ウィルスメールやスパムメール等と間違われることのないように、初めてメールする相手には、特に注意をした方が、よいでしょう

●電話番号や郵便番号、メールアドレス、ＵＲＬは指定がなければ半角が望ましい。

※特に応募メール等の場合、そのままコピー＆ペーストで名簿に登録される場合もあるため

●応募メールでは、記載すべき内容を全て記入すること

※必要条件を記載するのは、当然です。沢山の応募の中から選んでもらえるように、判断材料が足りないなんてことのないように。

●応募メールでのアピール文章では、自分の得意なことや程度、やる気を伝えましょう。

※特にSOHOにとって実績は大切です。関係のない業種の実績でも記載しておくと、次につながる可能性が出てきます。

●仕事を断る時は、理由を明確にし、謝罪はもちろん、いつからできるようになるか等フォローも忘れずに。

※また、１～１０の作業があったとして、８までが可能だとしたら、その旨も伝えてみた方が、もしかしたらそこまでお願い、という可能性もあるかもしれません。

●質問メールは、緊急の度合いを明記し、質問は明確に記載しましょう

※相談を含む内容の場合は、自分なりの解決方法も明記して提案してみましょう。

●相手への気配りを１言入れる

●氏名、連絡先等は明確にする。

※特に初めての会社にメールをする場合、相手に対して不安があるのも分かります。しかし、それは相手も同じことです。知らない相手に大事な仕事を任せることはできませんよね。
※住所についてですが、クライアントとしては打合せ等の来社が可能か、原稿の受渡が可能か等を判断する材料とする場合もあるので、初めてのメールで住所の記載はどうしても嫌という場合は、○○県○○市だけでも記載しするようにするとよいと思います。

●ポストペットのようなプライベート向きのソフトやフリーメールはビジネスメールには使用しない。

※不信感を抱かれる原因となります。

●取引先とのやりとりはフォルダを分ける等してきちんと管理する

　当たり前なことばかりですが、意外ときちんとできている人は少ないとあきれているクライアントも多いのです。
もちろん、注意すべき点はまだまだ山のようにあります。ですが、まずは基礎をクリアしたビジネスメールを送るよう、いまいちど、自分のメールも見直してみましょう。
逆に言えば、きちんとしたメールを出せば、選考の対象になる！ということになります。

　これを機会にいま一度、ビジネスの基本を振り返ってみるといいかもしれませんね。

次回は、べた打ち（べた入力・テキスト入力）です。お楽しみに!!

SOHO Q＆A 【メール編】

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